Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil
sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya
diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang
tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu
menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas
kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan
dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak
dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan
karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya
relatif kecil.
Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana
kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan
dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
a. Biaya
makan minum
b. Biaya
perlengkapan
c. Biaya
keperluan kantor
d. Serta
biaya-biaya lainnya.
TUJUAN PEMBENTUKAN KAS KECIL
Untuk menangani masalah
perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor
biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
1.
Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran
yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
2.
Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan
secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
3.
Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan
dana secara mendadak dan tidak terencana.
BUKTI PEMAKAIAN DANA KAS
KECIL
a.
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum
dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan
pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas
kecil.
b.
Cek
Merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang
namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
c. Permintaan
Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh
pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi
pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran.
Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana
kas kecil.
d.
Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas
kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini
dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai
dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
e.
Permintaan Kembali Dana Kas
Kecil
Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas
kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna
pengisian kembali dana kas kecil.
METODE PENCATATAN DANA KAS
KECIL
Metode
pencataan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses
menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil
tergantung dari kebijakan perusahaan ( bagian keuangan perusahaan) yang telah
disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap ( imprest fund method ) atau metode dana tidak tetap ( fluctuation fund method).
1.
Metode Dana Tetap ( Imprest Fund Method )
Dalam
metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap.
Jika jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil
dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau
diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian
kas kecil dalam jurnal.Buku kas kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang
kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku
besar.
2.
Metode Dana Tidak Tetap ( Fluctuation Fund Method )
Dalam
metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat
dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai
dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah
yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus
sama dengan yang telah dikeluarkan.
·
Contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan
metode imprest adalah sebagai berikut :
1
|
Kas Kecil
|
Rp xxx,-
|
||
Kas
|
Rp xxx,-
|
|||
(Jurnal Untuk
Mencatat Pembentukan Kas Kecil)
|
||||
2
|
Pada saat terjadi
pengeluaran pada kas kecil perusahaan tidak mencatat dalam jurnal laporan
keuangan. Perusahaan hanya menyimpan faktur pembelian atas sejumlah kas yang
dikeluarkan. Pembelian dan biaya dicatat ketika perusahaan mengisi kas kecil kembali
|
|||
3
|
Beban Perlengkapan
Kantor
|
Rp xxx,
|
||
Beban Perangko
|
Rp xxx,
|
|||
Beban Representasi
|
Rp xxx,-
|
|||
Kas
|
Rp xxx,-
|
|||
(Jurnal mencatat
beban perusahaan apabila perusahaan mengisi kas kecil kembali)
|
||||
4
|
Kas
|
Rp xxx,-
|
||
Kas Kecil
|
Rp xxx,-
|
|||
(Jurnal Untuk
penutupan Kas Kecil Perusahaan pada akhir periode)
|
||||
Contoh
metode Fluktuasi :
Karena pengeluaran
setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap
periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu
berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.
·
Mencatat pembentukan Dana Kas Kecil
Kas Kecil Rp.
xxx
Bank Rp.
xxx
·
Mencatat pembayaran Langganan surat Kabar Pada Surat
kabar “langganan
Beban langganan Surat Kabar Rp. xxx
Kas Kecil Rp.
xxx
·
Membayar beban Listrik
Beban Listrik Rp.
xxx
Kas Kecil Rp.
xxx
·
Mencatat pengisian Kembali kas kecil
Kas Kecil Rp.
xxx
Bank Rp.
xxx
Ø Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai
berikut:
a.
Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang
dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode
fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal.
b.
Dalam metode dana tetap, Besarnya
penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil
selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian
kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.
c.
Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil
tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil
berubah-ubah (tidak tetap)
PERHITUNGAN SELISIH DANA KAS
KECIL
Selisih
kas ataupun kas kecil merupakan perbedaan yang terjadi antara jumlah kas
menurut perhitungan fisik dengan catatan kas yang ada pada rekening bank maupun
catatan buku besar kas pada perusahaan.
Terjadinya
selisih kas dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut :
a.
Adanya uang palsu.
b.
Kehilangan akibat kekeliruan
saat transaksi penjualan tunai, misalnya kekeliruan saat melakukan pengembalian
uang kepada pelanggan.
c.
Adanya penerimaan atau
pembayaran yang ada nilai recehannya.
d.
Kesalahan pencatatan yang
dilakukan baik pada saat melakukan penerimaan kas maupun pengeluaran kas
sehingga harus dilakukan jurnal koreksi.
e.
Sebab-sebab yang sama sekali
tidak dapat diketahui
Apabila
kas kecil menurut perhitungan fisik lebih besar bila dibandingkan dengan
catatan buku besar kas kecil maka hal itu disebut sebagai selisih kas lebih
(cash overage) tetapi apabila kas kecil menurut perhitungan fisik lebih kecil
dibandingkan menurut catatan buku besar kas kecil maka disebut selisih kas
kurang (cash shortage). Jurnal untuk mencatat selisih kas adalah sebagai
berikut :
a.
Selisih kas lebih (cash
overage)
Kas Kecil Rp
xxx
Selisih kas Kecil Rp xxx
b.
Selisih kas kurang
Selisih kas Kecil Rp xxx
Kas Kecil Rp xxx
Selisih
kas kecil lebih dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kecil kurang
dianggap sebagai beban atau kerugian. Dalam laporan Laba/Rugi selisih kas lebih
akan diinformasikan sebagai pendapatan di luar usaha dan selisih kas kurang
akan diinformasikan sebagai beban di luar usaha. Selisih kas yang terjadi saat
terjadinya transaksi namun belum dicatat dalam jurnal maka tidak perlu dibuat
jurnal koreksi, tetapi kalau sudah dicatat dalam jurnal atau karena kesalahan
pencatatan maka harus dilakukan jurnal koreksi.
terima kasih untuk materinya...!
BalasHapusjadi tau basicnya sekarang hehe
terima kasih untuk materinya...!
BalasHapusjadi tau basicnya sekarang hehe
Terima kasih kak !!
BalasHapusApakah jika ada pembelian perlengkapan melalui kas kecil akan mempengaruhi akun perlengkapan pada buku besar?
BalasHapusGoblok!!!!
BalasHapus